Кто бы мог подумать, что баталии на шахматной доске могут вызвать резонанс в наше время. Оказывается, этот вид спортивного искусства пережил период стагнации по шахматно-шашечным клубам при парках и с дедулями у столов воскресным днем. Шахматы молодеют. По горячим следам детского прогремевшего шахматного фестиваля «Черная пешка», прошедшего неделей ранее, мы поговорили с его организатором и шефом Катериной Таберко об успехе, бюджетах, планировании и спонсорах.
СОЗДАНИЕ
Как появилась идея создания фестиваля?
Идея появилась у дочки. Мы с ней ездили в Минск на чемпионат мира по шахматам: она там играла. И сказала, что жалко, ведь в Бресте нет таких масштабных шахматных событий, и как было бы здорово, если бы не надо было никуда ехать, вставать в 5 утра, а мог бы проснуться нормально и сыграть в полную силу. Потому что на таких выездах дети всегда «недоспавшие». Потом была презентация роликов к 1000-летию города. Дочь как участник поднималась на сцену с мэром, и тот спросил, чего не хватает Бресту. Она ответила: «Шахматного фестиваля». Ну, мы все посмеялись, а он, оказывается, запомнил. И мы за 2 месяца все подготовили. Это рекордно короткие сроки.
А как вы узнали, что дана отмашка фестивалю и его утвердили? Была какая—то встреча или звонок?
Позвонила Светлана Николаевна Семашко, начальник отдела культуры.
Каким образом разворачивалась подготовка?
Выбрали помещение, взяли планы, расчертили где и что будет, расписали мероприятия. Также написали сценарий открытия-закрытия, утвердили, согласовали, продумали рекламные акции, чтобы не просто самим выходить на СМИ, а что-то поинтереснее. Например, фотопроект на Советской. Я договорилась с фотохудожником Юрой Соколюком, и неделю мы делали этот проект: придумывали образы для детей, подбирали, снимали. Насчет конструкций стендов я договорилась с ООН: шла по Советской, увидела большие фотопортреты беженцев, прочитала, чьи это стенды, позвонила в ООН, сказала, что есть идея, — и всё сложилось.
Нужно было распланировать и сам ход фестиваля: регистрацию участников, разбивку по возрасту, трансфер, встречу, расселение, питание, экскурсии — это все невидимая часть айсберга.
Удивляет масштаб: где вы нашли столько тех же досок, причем одинаковых?
Весь инвентарь нам выдала беларуская федерация шахмат. Доски приехали из Орши, Гродно, Минска. Хотелось, чтобы они были красивые, одинаковые. Все-таки это уровень. Польская делегация была очень удивлена качеством инвентаря. Часы также были одинаковые и самые современные, те, что используют на чемпионате мира. Привозили и складировали это все в моей квартире.
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ МОМЕНТЫ
Первый ли раз вы организовывали подобное массовое мероприятие? Или шли в бой, имея организаторский опыт?
С таким количеством участников и такой направленностью – в первый раз. До этого мы делали театральные мероприятия, семейные, музыкальные. С одной стороны, был опыт, на который можно было опереться. С другой стороны, когда люди приходят отдыхать, у них изначально другое восприятие мероприятия, чем тогда, когда они приходят сражаться. Здесь был спортивный дух, атмосфера сражения витала везде: участники готовы сражаться с гардеробщицами, с организаторами, с тобой, с помещением. Другая атмосфера в воздухе.
Сколько через вас прошло людей при подготовке и проведении фестиваля?
Если мы всех сложим, то получится около 400 участников и 200 зрителей. Нужно прибавить сюда еще 100 человек – тех, кто непосредственно создавал мероприятие: партнеров и волонтеров.
То есть вы координировали сотню маленьких организаторов? Как распределились эти силы?
Горисполком помог нам помещением, волонтерами и мебелью для соревнований. Мэр Рогачук очень поддерживал, откликался. Также помогал персонал хореографической школы, где проходил фестиваль. Очень радушно нас приняли, хотя мы организовали там фактически нашествие: школа рассчитана на 300 человек, а мы привезли в 2 раза больше. Когда посыпались заявки, нам пришлось искать второе помещение для игр — часть играла в 20 школе. Спрос превысил все наши смелые ожидания.
Откликнулись и родители шахматистов: помогали, вырезали сувенирные пешки, красили краской, натягивали плакаты, приклеивали рисунки, бегали с поручениями и постоянно звонили сами с вопросом: «Чем еще помочь?». Это даже были не волонтеры, а энтузиасты. Я им очень благодарна. Всего в организации было задействовано 5 человек. Без мам и пап мы бы не справились.
На каком этапе были задействованы волонтеры?
Волонтеры работали на всех этапах: помогали направлять потоки людей, объясняли, кому куда идти, выписывали сертификаты участников, монтировали выставку рисунков, фуд-корт. Было много работы.
Если говорить о распределении, то в целом это 1 волонтер на 15 гостей. Плюс монтаж-демонтаж – по 10 человек. Регистрация, гардероб, каждая зона, каждый мастер-класс, награждение – всего было 50 волонтеров, но одновременно они не работали.
Чьи были идеи? Сейчас проводится много мелких мероприятий, и от них зачастую отдает «советчиной» или безвкусицей. Ваше мероприятие произвело впечатление мощного, прогрессивного, с приятным визуалом и наполнением. Эдакий слаженный фестиваль с европейским духом.
Идеи – это моё любимое. До этого в Минске я делала досуговые мероприятия для детей. Веду блог «Книжный шкап», книжные игры и курсы. Я знаю, как это делается. Просто мы совместили шахматы и познавательно-развлекательную часть. Шахматы на себя взяла Татьяна Берлин – тренер и международный мастер по шахматам. Она расписывала, как будут проходить турниры, в каких категориях и дисциплинах. Конечно, организационного опыта не хватило. Сейчас поедем в Польшу на Чемпионат Европы наблюдать и набираться опыта.
Откуда вообще взялись в таком количестве люди, играющие в шахматы? Это редкость в наше цифровое время.
Сейчас у нас снова шахматный бум. Помните, как в СССР была шахматная лихорадка? Вот сейчас возрождение. Среди родителей актуален курс на раннее развитие детей, а шахматы развивают логику, мышление и ум. Шахматы молодеют: раньше отдавали с 8 лет, сейчас можно с 4-5. Многие частные школы набирают совсем малышей.
Были ли внедрены какие—либо технологии?
Да, мы делали видеотрансляции, выводили их в интернет, можно было смотреть со смартфона. Мы искали партнеров, которые хотели бы поучаствовать финансово. Нашим генеральным партнером по итогу стала компания «Системы промышленной автоматизации», которая как раз занимается подобными вещами. Шахматы оказались им интересны.
Своеобразная шумиха была и вокруг неспортивной части фестиваля. Были представлены активности для детей, за прохождение мастер—классов раздавали наклейки, можно было получить призы. Для чего такая программа на фестивале?
Было очень много всего – 12 зон: конкурс фотографии, рисунка, историческая выставка с коллекционными и старинными шахматами, мастер-классы, лекции для тренеров и родителей, роспись шахматных пряников, рисование песком, фотозоны, роботы, загадки, фокусник и кинотеатр на подушках, Шахматный город от молодых архитекторов. Все это помогало детям переключиться, отвлечься от проигрыша, вносило элемент игры.
Был мастер из Жабинки с крутыми оловянными шахматами, которые он делает сам. Ими, кстати, и был сделан первый ход на фестивале.
Как вы всё это нашли?
С помощью друзей, знакомых, Google и неравнодушных людей. Про оловянные шахматы я просто загуглила, есть ли такое вообще, и нашла. Старинные шахматы были из антикварного магазина на Гоголя: тоже шла мимо, зашла, заметила и попросила. Коллекционные шахматы из домашних коллекций нам давали тренера и родители учеников: стеклянные египетские с позолотой, мини-шахматы, в которые играют пинцетом. Была справка СДЮШОР о лучших учениках, выпускниках и тренерах.
Друг из Москвы прислал шаржи и карикатуры советских времен на шахматную тематику. Детей за игрой рисовали брестские художники – их пришла целая компания.
Учитывая масштабность мероприятия, какой должен быть организационный штаб?
4 человека в роли координаторов. Один отвечает за все, второй – за бумаги, третий – за дизайн и полиграфию, четвертый занимается решением вопросов с гостями. Хорошо бы взять того, кто бы занимался проживанием, трансфером и питанием. Отдельного человека на прессу и соцсети. Технарь, отвечающий за свет, звук, ноутбуки, трансляции и так далее, тоже бы не помешал. Но реально и вчетвером-впятером.
ФИНАНСОВАЯ СОСТАВЛЯЮЩАЯ
Участие было платным. Это коммерческий расчет?
Да, было платным. Иначе нельзя рассчитывать на какое-то количество участников. Люди регистрируются и не приезжают. Стоимость за билет на 3 дня — 10 рублей. И 5 рублей за сопровождение со взрослого. У нас были серьезные подарки призерам: компания Велком дарила смартфоны за первые места, а генеральный партнер за победу в блице дарил айпад.
По призам и подаркам появилась дилемма на следующий год: провела социологический опрос в соцсетях, и выяснилось, что многие родителя хотят, чтобы мы дарили деньги и мелкие сувениры. Но моя принципиальная позиция такова: дети не должны выигрывать деньги. А вот опрос среди детей показал пожелания лего и гаджетов. Будем думать.
Было ли какое—то спонсорство? Это же всё затраты.
Да, мы подтянули партнеров. Исполком финансово не участвовал, но мы и не планировали. Мы хотели от них организационной помощи, потому что они знают, как работать.
Как вы выбирали, на какую сумму претендовать для спонсорства?
Для начала я подсчитала смету фестиваля, конечно. Невозможно набрать 100 партнеров – они буду перебивать друг друга, в футере листовок и афиш случится свалка логотипов. Нужно просчитать рекламные пакеты. Я сделала таковых 4: генеральные партнеры, официальный партнер, просто партнер и друг проекта. Друг проекта – интересная позиция, которую советую включать всем. Это когда компания может внести любую сумму или участвовать как угодно.
Но без генеральных и официальных партнеров делать ничего нельзя. С ними нужно договориться в первую очередь. И свои финансы держать наготове.
Большая часть работы – после. Важна и работа с отзывами: нужно отследить все на всех площадках, выписать, встретиться со всеми партнерами, предоставить отчет, как их компания была представлена, чем довольны, чем – нет. И это та невидимая работа, которая позволяет делать фестиваль.
Каков бюджет фестиваля, учитывая помощь от властей? Какую сумму нужно было еще собрать через партнеров, чтобы сделать фестиваль?
Необходимо тысяч 7. Если брать призы и подарки, оплаты – это минимум. Если рассматривать шахматный фестиваль как бизнес, то лучше заниматься чем-то другим. Это тяжелый труд и скорее не работа, а возможность для себя и города.
То есть расходы, которые невозможно было покрыть взаимозачетом или рекламой, помогают закрыть спонсорские деньги?
Хорошо выйти в ноль. У нас, кстати, получилось. Это значит не вкладывать свои финансы.
А если бы нужно было вложить свои – вы были бы готовы?
Да, у меня была подушка безопасности. Без этого нельзя. На поиск партнеров было мало времени. Если ты хочешь провести мероприятие в ноябре, в крупные компании надо обращаться в феврале, а лучше сразу после новогодних праздников. Выслать коммерческое предложение, потом 10 раз позвонить, 5 раз встретиться и договориться. В Бресте люди более открыты и в большей мере поддерживают мероприятия, чем в насытившемся Минске. Ниша городских мероприятий особо не занята.
Как вы находите партнеров? Идти лучше с идеями или для начала разведать обстановку?
Через отделы маркетинга, конечно. Нужно сесть и прописать предложение для участников: что они получат. Вывесить в сети, посмотреть на реакцию. Потом нужно составить коммерческое предложение для партнеров и спонсоров – какую они получат выгоду, какую рекламу и на какую аудиторию. Продумать целевую рекламу, то есть не просто предложить расставить roll up-ы и баннеры и упомянуть в прессе, а действовать так, как мы делали для компании NELVA, – их модели открывали шахматный карнавал. В их одежде. Или, к примеру, «Центр хирургии глаза Макарчука» нас поддержал – мы распечатали шахматистам гимнастику для глаз с их логотипом. Если предлагаешь что-то конкретно под компанию, это быстрее вызовет отклик. Лучше потратить время и «покреативить», чем предлагать шаблон.
ОБ ОШИБКАХ, СКЕПСИСЕ И ЛЮБИМОЙ РАБОТЕ
Какие существуют ошибки, которые вы уже наметили исправить в следующий раз?
Нельзя разбивать на несколько помещений, потому что родители приезжали с несколькими детьми разных возрастов. И получалось, что им нужно быть одновременно и с тем, и с тем. Это неудобно.
Будет эффективнее не бегать самой, высунув язык, а делегировать: разбить помещение на сектора, назначить ответственных, выдать рации и координировать. Масштаб большой — всюду не успеешь.
Встречали ли скепсис при подготовке и поиске единомышленников? Все—таки шахматы – это нестандартный спорт, без какой—либо динамики.
Многие партнеры поддержали нас из любви к шахматам. Компания NELVA, например. «Артлайн Сити» не отказались помочь с полиграфией, а это большие затраты. С пекарней «Перфект» договорились о 500 пряниках по одному звонку. Актёры из «Напротив» сразу же согласились работать на фестивале. Люди откликались. Могла быть волокита с документами, но это уже другие вопросы. 
Учитывая, что вы босс мероприятия и нужно быть везде, но все же: какая часть работы является самой любимой, а какую так и хотелось бы на кого—нибудь спихнуть?
Придумывать начинку фестиваля – то, что дает тот самый полет и вдохновение, а подбивание сметы хотелось бы отдать, но нельзя. Даже если делегировать, надо проверять. Цифры как собеседник: могут сказать, где просели, а где можно подтянуть.
После таких подробностей захотелось срочно сделать фестиваль. Всё понятно, но возможно ли привлекать вас для консультации на всякий случай?
Я за новые мероприятия и форматы, за всё интересное. Конечно, нужно искать способы монетизации, договариваться, расширять базу контактов. Из 10 звонков, а после них из 5 встреч выгорит только одна, на которой поддержат. Но это не значит, что стоит опускать руки (мол, ваше мероприятие никому не нужно). Надо найти тех, кому нужно.
Фотографии: Роман Чмель
Для отправки комментария необходимо войти на сайт.